Защо Microsoft Excel е толкова полезена програма

Гласувайте за статията

Microsoft ExcelMS Excel е сигурно едно от най-използваните и популярни офис приложения, защото е в помощ за решаването на много и доста разнородни задачи и спестява много време и усилия на милиони хора по света. Тази програма спокойно може да се нарече ветеран сред офис приложенията, защото се използва вече от над 30 години, но в същото време е съвременна и актуална, защото с всяка нова версия, съществуващите функции се подобряват и се добавят нови. Най-впечатляващото нещо за MS Excel е, че може да се използва навсякъде за всякакъв вид работа. Например, той се използва за фактуриране, управление на данни, анализ, инвентаризация, финанси, бизнес задачи, сложни изчисления и др. С него дори може да правите различни математически изчисления и да се визуализира информацията под формата на разнообразни диаграми, както и да се правят отчети на база различни критерии чрез обобщаващи таблици и т.н.

MS Excel предоставя защита на файловете, така че никой друг да не може да отваря вашите файлове или да ги съсипе. С помощта на MS Excel можете да запазите вашите файлове защитени с парола. MS Excel вече може да бъде достъпен отвсякъде и навсякъде чрез облачното решение Office 365.  Можете дори да работите на MS Excel с помощта на мобилни устройства като таблет или смартфон, ако в даден момент нямате лаптоп. Има толкова много ползи от използването на MS Excel, че тя се превърна(или е добре да се превърне) в неизбежна част от живота ни.

В следващите редове ще ви представя девет от най-полезните предимства и приложения на MS Excel, чрез които да извлечете максималното за себе си, ако усвоите как да си служите с тях.

  1. Съхраняване и анализиране на структурирани данни.

Това е едно от класическите и най-широки приложения на програмата. Чрез MS Excel може да организирате и анализирате големи обеми от данни, за да откривате тенденции. Това става с помощта на графики и диаграми – можете да обобщите данните и да ги съхранявате по организиран начин, така че всеки път, когато искате да видите тези данни, можете лесно да го сторите.

След като данните са съхранени по систематичен и структуриран начин, те могат да се използват лесно за различни цели. Това е улеснено чрез възможностите, които предоставят многобройните инструменти.

  1. Инструментите на Excel улесняват работата ви.

Има толкова много инструменти в MS Excel, които правят работата ви изключително лесна и спестяват време. Сортирането, филтрирането и търсенето никога не са били толкова бързи. Ако комбинирате тези инструменти с умения за създаване на обобщаващи таблици, тогава вие ще се превърнете в незаменим служител за всяка фирма или организация.

  1. Възстановяване на данни и електронни таблици.

Друга полезна възможност е възстановяването на данни в случаите, когато поради някаква причина се загубят или повредят. Например ако сте бизнесмен, който е повредил важен файл, вече може да не се тревожите толкова много ако имате версия на файла в XML формат, тъй като с новия MS Excel XML формат човек може да възстанови изгубените или повредени данни във  файла. Освен това този формат позволява да намалите размера на файла си и той става доста по-компактен в сравнение с преди.

  1. Математическите формули на MS Excel улесняват.

Това е една от класическите и безспорно топ употреби на MS Excel, чрез която се решават лесно сложни математически проблеми по много по-прост начин, без много ръчни усилия. Има толкова много формули в MS Excel и с помощта на тези формули можете да приложите операции като намиране на сума, средна стойност и т.н. на голямо количество данни наведнъж. Резултата става видим за секунди.

  1. Защита.

Друга основна употреба на MS Excel е защитата на информацията, която е въведена във файловете. Те могат да бъдат защитени с парола. Потребителите могат да бъдат спокойни, защото само който знае паролата, ще може да отвори и да прочете съдържанието на файла. Части от таблиците или отделни клетки също могат да бъдат заключени като по този начин се защитават от случайно или нарочно повреждане или заличаване на важна информация.

  1. Онлайн достъп.

Чрез облачната си версия Office 365, MS Excel може да бъде достъпен онлайн от всяко място и навсякъде, което означава, че можете да получите достъп до него от всяко устройство и от всяко място, когато пожелаете, стига да имате Интернет. Той осигурява удобството на работа и гъвкавост, което означава, че дори ако не разполагате с лаптоп, можете да използвате мобилно устройство като таблет или смартфон и да вършите работата си лесно без никакъв проблем.

  1. Съхранява данни в работни книги.

Друга специфична и класическа особеност на MS Excel е, че съхранява информацията категоризирана и/ или разпределена в работни листове, които са обединени във вид на работна книга. Тя запазва всички данни, свързани с даден процес, процедура или цел в един файл и не се налага да губите време да търсите отделните работни листове в отделни файлове. Това пести много време когато е необходимо да търсите, свързвате, сортирате и анализирате данни.

  1. Помага на бизнесмени при разработването на бъдещи стратегии.

Можете да представяте данни под формата на диаграми и графики, така че да си помогнете при идентифицирането на различни тенденции. Това е много ценно при създаването на модели и прогнози.  В бизнеса е много важно например да се анализира популярността на стоките или модела на продажби, който тези стоки имат, за да се максимизират печалбите. MS Excel опростява тази задача и помага на бизнесмените да поддържат и развиват компаниите си.

  1. Управление на разходи.

MS Excel е незаменим помощник при управление на разходите – както във фирми, така и за управление на лични финанси и дребен бизнес. Да предположим, че един зъболекарски кабинет има 30 000 лв. приходи на месец. Това звучи страхотно, но трябва да се отчете, че зъболекарят има също така и доста разнородни разходи- за материали и консумативи, ток, вода, наем и т.н., които трябва да отчете и най-лесно и удобно е да ги записва на ежедневна база в Excel  работна книга. Приходите също е най-удобно да се отчитат ежедневно и накрая да си прави месечен баланс между приходи и разходи. Това е идеалния начин за контролиране на разходите и за управление на бюджет.

Предимствата, които може да ни даде разумната и компетентна употреба на  MS Excel са толкова много, че едва ли биха могли да бъдат изчерпани в една статия. Чудесна идея е да се запишете на курс по Excel  , където да се запознаете с програмата, или да надградите познанията си в курс по Excel за напреднали. Там със сигурност ще работите върху доста практически примери и ще ви хрумнат още начини да направите живота си приятен и лесен и да извлечете максимална полза от познанията си за работа с тези електронни таблици.

Други интересни и полезни статии и съвети свързани с използването на MS Excel може да намерите на https://progressbg.net.

Коментари чрез Facebook

коментара

loading...

Разкрития.ком препоръчва и:

Няма коментари

Добавете коментар